DANFE: o que é, como emitir e qual a sua importância
O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação simplificada da NF-e, que é emitida de forma eletrônica e armazenada digitalmente. É um documento obrigatório que deve acompanhar o transporte de mercadorias, ou seja, entre empresas ou para o consumidor final. Ele contém informações importantes sobre a operação comercial, como os dados do vendedor, do comprador, do produto, do valor e do transporte. Além disso, possui uma chave numérica de 44 dígitos, que permite o acesso à NF-e pela internet.
Para que serve o DANFE?
O DANFE tem várias funções importante, entre elas é Facilitar a fiscalização: Os fiscais do governo podem verificar se a mercadoria tem origem lícita e se os impostos foram recolhidos corretamente. Caso o veículo de transporte seja parado em um posto de fiscalização e não apresente o DANFE, pode ser multado e ter a carga apreendida. Ele serve como um recibo da compra realizada, pois ao receber o produto ou o serviço, o cliente assina o canhoto do documento, que fica com o vendedor.
Assim, há uma prova de que a entrega foi feita e de que o cliente está de acordo com as condições da venda. E também permite que o cliente ou qualquer outra pessoa interessada consulte a NF-e pela internet, usando a chave de acesso. Assim, é possível conferir todos os detalhes da operação, como os impostos, as alíquotas, os descontos, as formas de pagamento, etc.
O DANFE ajuda na hora de fazer a escrituração fiscal, que é o registro de todas as operações tributáveis da empresa. E não podemos esquecer que é possível identificar e corrigir possíveis erros na emissão da NF-e, que podem gerar multas e penalidades.
Qual a diferença entre o DANFE e a NF-e?
Muitos acham que o DANFE e a NF-e são a mesma coisa, mas não é bem isso. Eles são documentos relacionados, mas não são a mesma coisa. A NF-e é o documento fiscal eletrônico, que substitui as antigas notas fiscais em papel. Ela é gerada e transmitida pela internet, para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a operação ocorreu. A NF-e tem validade jurídica e serve como comprovante da operação perante o Fisco.
Já o DANFE é apenas uma representação gráfica da NF-e, que serve para acompanhar a mercadoria durante o transporte e facilitar a consulta da NF-e pela internet. O DANFE não tem validade jurídica e não substitui a NF-e. Ele é apenas um documento auxiliar, que pode ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal.
Como emitir o DANFE?
Para emitir o DANFE, é preciso emitir primeiro a NF-e. Para isso, é necessário ter um certificado digital, que é uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a segurança dos dados. Também é preciso ter um software emissor de NF-e, que pode ser o gratuito disponibilizado pela SEFAZ ou um pago de uma empresa especializada.
O processo de emissão da NF-e é o seguinte:
- Preencher os dados da operação no software emissor, como os dados do vendedor, do comprador, do produto, do valor, do transporte, dos impostos, etc.
- Enviar a NF-e pela internet para a SEFAZ, que vai validar e autorizar a operação.
- Receber o arquivo XML da NF-e, que é o formato eletrônico do documento, que deve ser armazenado pelo vendedor por pelo menos cinco anos.
- Gerar e imprimir o DANFE, que é uma versão simplificada da NF-e, que deve acompanhar a mercadoria até o destino.
Como consultar o DANFE online?
Para consultar o DANFE online, é preciso ter a chave de acesso do documento, que é um código de 44 dígitos que fica no canto superior direito do DANFE. Com essa chave, é possível acessar o Portal Nacional da NF-e, que é um site do governo federal que reúne todas as informações sobre as notas fiscais eletrônicas emitidas no país.
No Portal Nacional da NF-e, é possível consultar a situação da NF-e, se ela está autorizada, cancelada, denegada ou inutilizada. Também é possível visualizar e imprimir o DANFE e o arquivo XML da NF-e, além de verificar a autenticidade e a integridade do documento.
Conclusão
O DANFE é um documento importante para o transporte de mercadorias, pois ele comprova a existência da NF-e e facilita a fiscalização, a consulta e a escrituração fiscal. Ele é uma representação gráfica simplificada da NF-e, que é o documento fiscal eletrônico, que tem validade jurídica e serve como comprovante da operação perante o Fisco. Para emitir o DANFE, é preciso emitir primeiro a NF-e, usando um certificado digital e um software emissor. Para consultar o DANFE online, é preciso ter a chave de acesso do documento, que permite o acesso ao Portal Nacional da NF-e.
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